Worum es geht
Eine Umfrage mit dem Antwortmodus Terminverfügbarkeit stellt mehrere Termine nebeneinander. Jede eingeladene Person bewertet jeden Vorschlag mit Ja, Vielleicht, Nein oder keiner Angabe. So erkennen Mitglieder und Verwaltung kompakt, welcher Termin die meisten Zusagen erhält.
Wie Sie eine neue Umfrage beginnen, den Teilnehmerkreis festlegen und sie veröffentlichen, steht unter Umfragen anlegen und verwalten.
Voraussetzungen
Zum Abstimmen muss Ihre Person zum festgeschriebenen Teilnehmerkreis gehören. Zum Bearbeiten der Vorschläge benötigen Sie Umfragen bearbeiten, zum Veröffentlichen Umfragen veröffentlichen.
Einen Vorschlag können Sie erst nach dem Ende der Abstimmung in einen normalen Termin übernehmen. Dafür benötigen Sie zusätzlich Termine aus Umfragen erstellen. Ob dabei bestehende Antworten übernommen werden dürfen, hängt außerdem von der Ergebnis- und Namenssichtbarkeit sowie dem Recht Umfrageergebnisse ansehen ab.
Terminvorschläge als Mitglied bewerten
In einer offenen Terminabstimmung stehen die Vorschläge als Spalten in einer Tabelle. Bei einem Termin an einem Tag erscheint das Datum oben und die Uhrzeit darunter. Erstreckt sich ein Vorschlag über mehrere Tage, werden Beginn und Ende getrennt dargestellt. Ihre eigene Antwort steht immer in der ersten Zeile.
Der Button in jeder Spalte durchläuft mit jedem Klick diese Zustände:
- Keine Angabe wird als Minus dargestellt.
- Der erste Klick setzt Ja mit grünem Haken.
- Der zweite Klick setzt Vielleicht mit gelbem Fragezeichen.
- Der dritte Klick setzt Nein mit rotem Kreuz.
- Der vierte Klick setzt wieder Keine Angabe.
Jeder Klick speichert sofort die vollständige aktuelle Terminbewertung. Es gibt deshalb keinen zusätzlichen Speichern-Knopf. Die Beteiligungszahl und eine bereits freigegebene Summenzeile werden direkt aktualisiert.
Die Zeile Zusagen zeigt pro Termin die grüne Zahl der Ja-Antworten. Vielleicht-Antworten stehen, falls vorhanden, in gleicher Größe dahinter in Klammern, zum Beispiel 2 (1). Nein und Keine Angabe werden in dieser kompakten Summenzeile nicht zusätzlich gezählt.
Enthält eine Umfrage viele Vorschläge, scrollen Sie innerhalb der Tabelle horizontal. Die Bezeichnung der Zeile bleibt dabei am linken Rand stehen.
Andere Antworten und Gesamtzahlen sehen
Welche weiteren Zeilen Sie sehen, richtet sich nach den Einstellungen der Umfrage:
- Bei Mit Namen und freigegebenen Ergebnissen erscheint jede antwortende Person in einer eigenen Zeile.
- Bei Nur Gesamtzahlen (ohne Namen) erscheint die Auswertung aggregiert ohne Namenszeilen.
- Ist die Gesamtauswertung noch nicht freigegeben, sehen Sie nur Ihre eigene Antwort.
Nur Gesamtzahlen (ohne Namen) ist keine Zusage einer anonymen oder geheimen Abstimmung. Die Anwendung verwaltet Ihre eigene Antwort weiterhin, damit sie angezeigt und während der offenen Phase geändert werden kann.
Eine geschlossene Terminabstimmung lesen
Nach Erreichen der Frist oder nach dem manuellen Schließen lassen sich die Zustände nicht mehr ändern. Die eigene Antwort wird als festes Symbol dargestellt. Ist die Auswertung nach Abschluss freigegeben, bleiben Namenszeilen beziehungsweise aggregierte Summen sichtbar.
Eine geschlossene Umfrage kann nicht wieder geöffnet werden.
Terminvorschläge im Entwurf einrichten
Wählen Sie beim Anlegen die Umfrageart Terminverfügbarkeit. Im Tab Fragen verwalten Sie mindestens zwei Terminvorschläge. Mit Terminvorschlag hinzufügen ergänzen Sie eine Zeile; die Pfeile ändern die Reihenfolge und das Schließen-Symbol entfernt einen Vorschlag.
Für einen Vorschlag mit Uhrzeit tragen Sie Beginn und Ende ein. Nach dem ersten Beginn setzt Membergy ein noch leeres Ende zunächst zwei Stunden später. Hat ein vorheriger zeitgebundener Vorschlag bereits eine andere Dauer, wird diese Dauer für den nächsten Vorschlag übernommen. Verschieben Sie den Beginn eines vollständig ausgefüllten Vorschlags, verschiebt sich das Ende um denselben Zeitraum.
Aktivieren Sie Ganztägig, verwenden Sie stattdessen Zeitraum (von – bis). Dort können Sie einen einzelnen Tag oder einen mehrtägigen, einschließlich des Enddatums geltenden Zeitraum auswählen. Ganztägig bedeutet deshalb nicht automatisch nur einen einzigen Tag.
Bezeichnung (optional) und Hinweis (optional) ergänzen bei Bedarf weitere Informationen zum Vorschlag. Datum und Uhrzeit bilden bereits die sichtbare Überschrift; verwenden Sie die Bezeichnung nur, wenn sie einen echten Zusatz liefert.
Gültige Änderungen werden automatisch gespeichert. Solange weniger als zwei vollständige Vorschläge vorhanden sind, bleibt Veröffentlichen deaktiviert.
Aus dem Ergebnis einen Termin erstellen
Eine geschlossene Terminabstimmung zeigt im Ergebnisraster unter jedem noch nicht beendeten Vorschlag Termin erstellen. Wählen Sie die Aktion in der gewünschten Spalte.
Der Dialog zeigt den gewählten Zeitraum und weist darauf hin, dass die Umwandlung nicht rückgängig gemacht werden kann.
Die Option Zu-/Absagen der Umfrage übernehmen wird nur angeboten, wenn Antworten nach Personen verwendet werden dürfen: Die Namenssichtbarkeit steht auf Mit Namen, die Ergebnisse sind nicht auf Nie gesetzt und Sie dürfen die Umfrageergebnisse ansehen.
Bleibt die Option aktiviert, übernimmt Membergy die Antworten für den gewählten Vorschlag:
- Ja wird zur Terminantwort Ja.
- Vielleicht wird zur Terminantwort Vielleicht.
- Nein wird zur Terminantwort Nein.
- Keine Angabe bleibt ohne Terminantwort.
Deaktivieren Sie die Option, beginnt der Termin für alle eingeladenen Personen ohne Antwort. In beiden Fällen werden alle noch gültigen Personen aus dem festgeschriebenen Teilnehmerkreis zum normalen Termin hinzugefügt und nach den üblichen Terminregeln eingeladen.
Nach erfolgreicher Erstellung steht in der gewählten Spalte Termin erstellt. Der Link öffnet den neuen Termin.
Eine Umfrage lässt sich nur einmal in einen Termin überführen. Änderungen am neuen Termin und weitere Benachrichtigungen erfolgen anschließend in der Terminverwaltung, nicht mehr über die Umfrage.
Häufige Fragen und Sonderfälle
- Der Status springt beim Klicken immer weiter. Das ist beabsichtigt. Klicken Sie weiter, bis Ja, Vielleicht, Nein oder Keine Angabe erreicht ist.
- Meine Änderung wird nicht gespeichert. Warten Sie, bis der laufende Speichervorgang abgeschlossen ist. Bei einem Fehler wird Ihre Antwortzeile hervorgehoben und eine Meldung angezeigt.
- Ich sehe keine Namen. Die Umfrage zeigt entweder Nur Gesamtzahlen (ohne Namen) oder die Gesamtauswertung ist für Sie noch nicht freigegeben.
- „Termin erstellen“ fehlt. Die Umfrage ist noch offen, der Vorschlag ist bereits beendet, ein Termin wurde schon erstellt oder Ihnen fehlt das erforderliche Recht.
- „Zu-/Absagen der Umfrage übernehmen“ fehlt. Die Umfrage erlaubt keine Zuordnung nach Personen oder Sie dürfen die personenbezogenen Ergebnisse nicht verwenden.
- Ein hinzugefügtes Teammitglied fehlt im Termin. Der Termin verwendet den festgeschriebenen Teilnehmerkreis der Umfrage. Ergänzen Sie vergessene Personen noch während der offenen Umfrage, wie unter Umfragen anlegen und verwalten beschrieben.